広告マンが教える、忘年会案内メールの送り方。返信率・参加率アップを目指せ!!

      2017/10/06

間もなく忘年会。幹事を任命されたあなた。
段取りよく周りに知らせるのにメールで案内文を送ろうと思うけど、書き方がよく分からない!
できるだけたくさんの人に来てもらって、忘年会を盛り上げたいので、普通とはちょっと違った書き方もしたいところ。

 


忘年会の案内メール、仕事とはいえ普通の内容で送っても面白くないですよね?
だってせっかくの年に一度の会社の忘年会です。
準備段階から楽しくやりたい。
とはいえ失礼があってもいけません。
職場ですから。

 

そこで今日はまずは「失礼が無い案内メールの書き方」をおさらいしつつ、
「受け取った人が返信したくなる書き方」「つい参加したくなる書き方」を紹介したいと思います。

 

わたくし広告業を営んでおりまして、その知識を忘年会メールに応用しました。
お楽しみください。

 

 

メールの基本的な書き方が分かっている方は、途中からお読み下さいね〜。
それでは、レッツ・パーティー!!

 

 

 

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まずは一般的な忘年会案内メールの書き方をおさらい

魅力的なメールを送って、
返信速度と参加率を上げたい!!
とはいえ、基本的な書き方を知らなかったら、ただのアホな文章を書いてしまう恐れが。
まずは復習すべし!!基本が大事です!!

 

 

 

基本の型はコレです

 

 

件名:12月1日(金)忘年会のお知らせ

 

営業部各位

お疲れ様です。(簡単な挨拶)
営業部第一課の山田です。

今年も残すところわずかとなりました。(簡単な挨拶)

さて、当社では毎年恒例の忘年会の開催を予定しております。(本題に入る)
忘年会開催については以下の通りです。

 

 

(箇条書きで概要を記す)

———————————————–

日時  12月1日(金)19時〜
会場 居酒屋呑んべぇ
会費 4,500円

※会場に関しては以下のリンクを参照ください
https://www.◯◯◯◯.com

———————————————–

参加の締め切りは、11月15日です。(締め切りを伝える)
参加される場合でも、不参加の場合でも、こちらのメールにご返信くださいませ。(参加の意思の確認方法)

皆様と盛り上がれることを、幹事グループ一同楽しみにしております。
よろしくお願い致します。(締め言葉)

 

幹事
営業第一課 山田孝雄
携帯:090-0000-0000
yamada@kanji-◯◯.com

 

誰しもが受け取ったことのある忘年会のお知らせメール。
基本はこの形に、送る相手によって(上司とかめっちゃ偉い人とかお客んとか業者とか)、送る内容をちょっと変えればOK。

 

だがね…
「こんなの送られてきたらアクビが出るぜ!!」って人もいるはずです。
「この文面はあまりに平べったすぎて、情熱も何も伝わってこん!!」って人もいるはずです。
「何このメール。幹事仕事やっつけじゃね?」って思う人もいるはずです。

 

つまり、なんか面白くない!!

 

 

 

 

忘年会参加するかもしれない方の中には、

「どーしよーかなー。行こーかなー」

「今年はやめておこうかなー」

「返信?めんどくせえ。そんなもん後回しじゃ!」

っていう人だっているのです!!

 

 

メールには
Not Readの壁
Not Actの壁
があると言われています。

つまり、
メール読まない!
メール読んでも返信しない!
メール読んでも忘年会には行かない!

(本当はNot Open開かない、Not Believe信じないの壁もあるのですが、社内メールを開かなくて、そして忘年会がある事を信じない人は少ないのでここでは除外)

 

 

今年はやめとこうかなーって人はNot Act(行動しない人)です。
返信?めんどくせえ!って人はNot Read(そもそも読んでもくれない人)です。

 

 

少しでも早く返信をゲットし、
少しでも多くの参加者をゲットし、

楽しい忘年会にするために、
「お前が幹事で良かったよ!」と上司に褒められるために、

 

 

ちょっとだけメールにこだわってみませんか?

 

 

 

 

 

こんな一工夫で、参加率アップ!返信速度アップ!

というわけでここからが本題です。
社内メールを広告的に考えました。
ここから述べることは、ビジネスルールからしたらイレギュラーな手法もあるので、職場の雰囲気を考えて、怒られない方法を採用してください。

 

なので、どこまでやるかはあなた次第!
がっつり作り込んだメールを送って、
『何このメールウケる』と言われるも良し。
『山田くん、ちょっとあのメールはいただけないね』と上司に怒られるも経験。

せっかくの楽しいイベントなので、ちょっと挑戦してみてはどうでしょうか?

 

 

 

 

タイトルの一部をかっこでくくる

まず先ほどのタイトルから工夫を加えていきましょう。
仕事がデキる先輩や、よく読まれているWEBサイトの記事のタイトルにも使われているこの手法。

 

【】←タイトルにカッコを使う!

 

 

これ、些細な事ですが意外と大事です。
例えばお客様から…

【ご返信ください!】先日送られてきたお見積もりの内容について

なんて件名のメールが送られてきたら、
「え?何?なんか俺やらかした??」
「え?なんか急いでんのかな??」
とか思っちゃいませんか?

 

 

【】カッコには、
強調し、至急であることを匂わせる不思議な力があるのです。地味に。

 

 

 

目を引かない件名の例
12月1日(金)忘年会のお知らせ

 

目を引く件名の例
【11/15までに要返信】12月1日 忘年会開催のお知らせ

 

こんな感じで、
大事なところを【】カッコでくくります。
文の頭にもってくることもお忘れなく。

 

 

 

 

 

みんなが最も興味がありそうなことをタイトルに入れる

そしてタイトルにもうひと工夫を。

 

 

先ほど例であげた件名タイトル↓

12月1日(金)忘年会のお知らせ

一見するとどこにでもありふれたタイトルです。

 

 

 

しかし、これはシンプル過ぎます。
楽天スーパーセールに例えると…

12/1 楽天スーパーセールスタート!

これだけしか言ってないのと一緒です。
「楽天スーパーセールは何%オフなのよ!?」
「なんの商品がお得なのよ!?」
突っ込まれるまでもなくスルーされてしまうかもしれません。

 

 

だから以下の様に変えてみてはいかがでしょうか?
社内のみなさんが最も気になることをタイトルに入れるのです。

 

 

みんなが気になること…

それは会費ですか?
会場ですか?
二次会の有無ですか?

 

例では「会費」をタイトルに入れてみました。

興味引かれそうな件名の例
【要返信】12月1日 忘年会開催のお知らせ 会費は4500円

 

 

 

ちなみに、一説には人が瞬時に把握できる文字数は15文字前後と言われています。
だから15文字前後のタイトルがいいのかと思いきや、最近の調査では文字数が多く引きの強い件名タイトルが開封率が上がるという結果も出てきています。

それに「忘年会のお誘いメール」は、
基本社内メールでしょうからPCで見ることが多いでしょう。
最近のPCメーラーは文字数多くても件名のところにちゃんと表示してくれますしね。

なので僕なら多少長くなってもいいから、
メールを受け取る人が気になる情報を件名に入れますね。

 

 

 

 

 

既に参加者がいることを伝える

「既に78,521人の方にご愛用いただいた奇跡の化粧水!」
みたいなキャッチコピーを見たことはありませんか?

 

人は、
誰かが利用している商品=信頼のおける商品
とみなすようになるのです。
※これを社会心理学では「社会的証明」や「バンドワゴン効果」と呼びます。

 

 

 

この法則をメール文にあてはめます。
つまり、既に多くの人が忘年会に参加する旨を伝えると「俺も行った方がいいな」と思ってくれやすくなります。

 

俺も行った方がいいな思わせるメール文例
このメールを送るまでに、事前にお声がけをしたのですが、すでに23名の参加が決定しています。

 

ちなみに「約20名」と表現するよりは、
「23名」と超具体的な数字にした方が説得力は強くなります。

 

 

なので、メールを送る前に親しい同僚に先に声をかけて、
一定数の参加の確約を取っておくと効果的なメールが作りやすくなりますね。
もちろんその人数は多ければ多い方がいいのですが、それだとメール送る意味も無くなってしまうのでほどほどに(笑)。

 

 

 

 

 

 

特定の人の名前を借りて、メール文中に出す

「あの芸能人の◯◯◯◯◯も愛用!最強のコスメ!!」
なんて広告を見たことありますよね。
好感度の高いタレントをCMに起用することで、そのコスメアイテムまで好感度が高く見えてしまう心理学を利用した広告です。
※これは社会心理学では「ハロー効果」と呼ばれています。

 

 

 

これも、せっかくだからメール文中に利用してみましょう。

あの人が行くのなら自分も行こうと思わせる。
このメールを送るまでに、事前にお声がけをしました。
営業第2課の山田さん、総務部の清水さんを始め、23名の参加が既に決定しています。

 

 

社内で仕事がデキると言われている人、
かわいいと噂の新人女子、
人気の高い先輩などなどを、
メールの中に登場してもらいます。

だからそんな人気者たちに、メールを送る前に出席の約束を取り付けておくと、メールが書きやすくなりますね。

 

 

 

 

 

締め切りをもっと目立たせる

メール返信の締め切りって、幹事さんには結構重要なはずです。
それなのに返信しない人がいる。

 

「なんで返信すらできないんだ!ムキー!!」

 

 

と、つい相手を責めてしまいがちですが、
単に締め切りの箇所が目立っていないのかもしれませんよ。

 

メーラーにもよりますが、
メールには赤文字にしたり文字を大きくしたり太文字にしたり色々できます。
会社のメールだからって別に文字を装飾したらダメなんてルールないでしょ?(めっちゃ厳しい会社もあるかもしれないけど)

 

 

 

目立たない締め切り
参加の締め切りは、11月15日です。
参加される場合でも、不参加の場合でも、こちらのメールにご返信くださいませ。

 

目立つ締め切り
参加の締め切りは、11月15日です。
参加される場合でも、不参加の場合でも、こちらのメールにご返信くださいませ。

 

 

締め切りの箇所のみならず、
他にも強調したい箇所についても太字や赤字などにするといいですね。

 

 

 

 

なぜ、返信を急いで欲しいか伝える

締め切りだけ強調しても、
「締め切り締め切りって、うるせーなー」
とウザがられるかもしれません。

 

そこで大事なのは「なぜこの日までに返信して欲しいか」を伝えることです。
簡単な理由でいいのです。

理由が一つあるだけで
「あ、ちゃんと返信してあげないといけないな」と思ってもらいやすくなります。

 

 

 

締め切りだけをやたら強調するメール文例
参加の締め切りは、11月15日です。
参加される場合でも、不参加の場合でも、こちらのメールにご返信くださいませ。

 

理由付で返信したくなるメール文例
参加の締め切りは、11月15日です。
会場の飲食店の仕入れの都合上、この日までに人数をお伝えしないと困るそうなので、申し訳ありませんがご協力くださいませ。
なお参加される場合でも、不参加の場合でも、こちらのメールにご返信くださいませ。

 

 

あと裏ワザで、
メールに書く締め切り日を、
本当の締め切り日より早く設定するといった方法もあります。
いくら工夫しても、絶対に締め切りを守らない人って一定数出てきますからね。

 

 

 

 

読んでいる人の疑問を想像する

さて、メール作成も最後の段階になってきました。

今一度、メール内容をメールを読む人の立場になって考える。
つまりこの場合は、忘年会に参加する人の立場になって考えるのです。
彼らの疑問に全部応えられたメール内容だったら、もっと参加者が増えるかもしれません。

 

 

足りてない項目はありませんか?

 

 

 

会費はいつ徴収するのか?

遅れて行ってもいいのか?

二次会はあるのか?

場所はだいたいどの辺りなのか?

 

 

 

ちょっとだけ、忘年会に来てくれる人の疑問を想像すると、
いろいろ付け足すべき情報が見えてくるはずです。
このような必要情報を、箇条書きの概要の項目に追加していきましょう。

 

 

 

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忘年会案内メールのビフォー・アフター

今までメールの工夫するポイントを説明してきましたが、
実際にどう変わったか見ていきましょう。

 

 

 

BEFORE

 

 

件名:12月1日(金)忘年会のお知らせ

 

営業部各位

お疲れ様です。
営業部第一課の山田です。

今年も残すところわずかとなりました。

さて、当社では毎年恒例の忘年会の開催を予定しております。
忘年会開催については以下の通りです。

 

 

 

———————————————–

日時  12月1日(金)19時〜
会場 居酒屋呑んべぇ
会費 4,500円

※会場に関しては以下のリンクを参照ください
https://www.◯◯◯◯.com

———————————————–

参加の締め切りは、11月15日です。
参加される場合でも、不参加の場合でも、こちらのメールにご返信くださいませ。

皆様と盛り上がれることを、幹事グループ一同楽しみにしております。
よろしくお願い致します。

 

幹事
営業第一課 山田孝雄
携帯:090-0000-0000
yamada@kanji-◯◯.com

 

 

 

 

 

AFTER 

件名:【要返信】12月1日 忘年会開催のお知らせ 会費は4500円

 

営業部各位

 

お疲れ様です。
営業部第一課の山田です。
今年も残すところわずかとなりました。

さて、当社では毎年恒例の忘年会の開催を予定しております。
新鮮な海鮮料理が味わえる、人気の居酒屋さんを早くから押さえることに成功しました。
そこで事前に社内でお声がけをしましたが、営業第2課の山田さん・総務部の清水さんをはじめ、23名の参加が既に決定しています。

 

 

皆様におかれましても、ぜひとものご参加をお願いいたします。
忘年会開催については以下の通りです。  

———————————————–

日時  12月1日(金)19時〜
※恒例の二次会も予定しております
二次会の参加出欠確認は当日

会場 居酒屋 呑んべぇ
(品川駅より徒歩5分圏内)

会費 4,500円
※会費は当日集めます
できるだけお釣りの無いようお願いします

※会場に関しては以下のリンクを参照ください
https://www.◯◯◯◯.com

———————————————–

 

参加の締め切りは、11月15日です。
会場の飲食店の仕入れの都合上、この日までに人数をお伝えしないと困るそうなので、申し訳ありませんがご協力くださいませ。
なお参加される場合でも、不参加の場合でも、こちらのメールにご返信くださいませ。

皆様と盛り上がれることを、幹事グループ一同楽しみにしております。
よろしくお願い致します。

 

幹事
営業第一課 山田孝雄
携帯:090-0000-0000
yamada@kanji-◯◯.com

 

 

よく
「メールはシンプルで短く!!」と説明がネットに載っていますが、
まとまりがあれば、文章は長くてもシンプルに見えます。
シンプルな中にも、伝えるべきを伝えられるよう工夫していけばいいのです。

 

 

 

まとめ

ここで紹介したのは、書き方のほんの一例。
そもそも相手に伝わる文章を書くには、
相手が何を知りたいか、何を伝えたら動くかをまずは想像すること。
そうすれば、きっと相手の心に届く文章になります。

楽しい忘年会になるように、
たくさんの参加者が揃うことを陰ながら祈っています。

あ、僕もそろそろ忘年会の連絡しなきゃ。
これから年末にかけて忙しくなりそうです。

 

 

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